销售管理系统流程分析

  

  烟台大学文经学院论文(设计) 销售管理系统流程分析 [摘要]:经济发展最重要的会计。自从人类进入信息时代,用信息技术工具寻找提高效 率的新的思想武装自己,已成为整个社会的共识,并且越来越受欢迎。把用友 ERP- U8 管 理软件为平台,通过实验账套的运行,对用友软件有了深入的了解,特别是在销售管理系 统供应链模块。销售管理系统是供应链管理系统的一个子系统, 采购系统、 库存系统、 应收款系统均与对方有密切的联系。在本文中,主要介绍销售管理系统的主要功能和与其 他的系统及其日常操作和进程之间的关系。 关键字:数据库 模块 供应链 销售管理系统 一、销售管理系统的主要功能 销售管理系统是用友 ERP -U8 供应链管理系统的一个子系统,其主要功能包括: 1销售管理系统的初始安装 ; 2销售管理 3销售分类账和销售分析。 二、销售管理系统与其他系统的主要关系 其主要关系(如图 1 所示) 采购管理系统可以参照销售管理系统的销售订单生成采购订单。 根据选项设置,销售出库单,无论是在销售管理系统生成,然后传递到库存管理体系 审核 ;还是在库存管理系统参照销售管理系统的单据生成都可以。 销售发票在应收款管理中审核登记应收明细账,进行制单生成凭证;应收款管理系统 进行收款并核销相应的应收单据后,回写收款核销信息。 物料需求计划 销 售 订 单 销 售 成 本 销售订单 直运销售订单 直运销售发票 存货核算 直运销售发票 采购管理 直运采购发票 发票 调拨单日报 代垫费用单 销售管理 销 售 出 库 单 委托发货单发票 分期收款发货单发票 收 款 信 息 库存管理 应收款管理 图1 销售管理系统与其他系统的主要关系 三、销售管理系统日常业务处理 1 烟台大学文经学院论文(设计) 1、普通销售业务 一般销售业务模型适用于大多数企业的日常业务。销售管理系统与其他系统一起为提 供的销售报价单、 销售订单、 销售、 销售发票,运输,销售结转销售成本处理整个过 程。 1销售报价。在销售系统中,填制并审核报价单。见图 2。 供应链 销售管理 报价 报价单 销售定价是指向客户提供产品、 规格、 价格、 付款条件和其他信息,双方达成协 议,销售报价单可以转换为销售合同或销售订单。企业可以针对不同客户、 不同的股票、 不同的批次、不同的报价也可以参照报价单生成销售订单。在销售过程中,可以省略销售 报价流 2销售订货。在销售系统中,填制并审核销售订单。 供应链 销售管理 销售订货 销售订单 销售订单是指与客户签署的一个合同,在系统中反映为销售订单。 如果早些时候提供给其客户,生成销售订单也可以指报价单。在销售业务流程,订单 周期也是可选的。批准未关闭的销售订单可以生成销售发货或销售发票。 3销售发货。在销售系统中,填制并审核销售发货单。 供应链 销售管理 销售发货 销售发货单 当客户订单交货时,相关人员应按顺序进行发货。销售发货是企业与客户签订销售订 单或销售合同、并运到客户的行为,销售业务的实施阶段。除了根据销售订单外发货外, 销售管理系统还具有的功能是直接出货,那就是,没有事先输入销售订单,产品可以在任 何时间发送到客户。在销售过程中,销售发货处理是必须的。 在直接发货模式中,发货单是由销售发票自动生成的,发货单可以作浏览,但不能进 行修改、删除、弃审等操作,但却又可以关闭和打开;销售出库单是根据自动生成的发货 单来生成的。 参照订单来发货时,一张订单可以很多次发货,多张订单也可以一次性发货。如果不 做“超定量发货控制”的话,就可以超过销售订单数量发货。 4销售开票。在销售系统中,根据发货单填制并复核销售发票。 供应链 销售管理 销售开票 销售发票 专用销售发票 销售发票是指在销售过程中企业给客户开具销售发票及其所附清单的过程,它是销售 收入确定、销售成本计算、应交销售税金确定和应收账款确定的依据,是销售业务的必要 环节。 销售发票既可以直接填制,也可以参照销售订单或销售发货单生成。参照发货单开票 时,多张发货单可以汇总开票,一张发货单也可以生成多张销售发票。 5销售出库。在库存系统中,审核销售出库单。见图 3。 供应链 库存管理 销售出库 销售出库单 销售出库是销售业务处理的必要环节。在库存管理系统用于存货出库数量核算,在存 货核算系统用于存货出库成本核算。 根据参数设置的不同,销售出库单可由销售系统生成,也可以由库存系统生成。如果 2 烟台大学文经学院论文(设计) 是由销售管理系统生成出库单的话,只能够一次销售全部出库,但是若是由库存管理系统 生成销售出库单的话,就可以实现一次销售分次出库。 6应收系统中,审核销售发票并生成销售收入凭证。见图 应收款管理 应收处理 销售发票 销售发票审核 保存、已生成 全选、制单 生成凭证 凭证处理 审核销售发票必须在应收款管理系统中进行,并生成销售收入凭证。 7 在存货系统中,执行出库单记账。 供应链 存货核算 记账 正常单据记账 8在存货系统中,生成结转销售成本的凭证。见图 4。 供应链 存货核算 凭证处理 生成凭证 全选、制单 2、以订单为中心的销售业务 1业务类型说明 销售订单是可以反映采购和销售双方客户采购需求的单据,它可以是供销售商品的详 细信息,也可以是一种口头协议。以订单为中心的销售业务是标准的销售管理模式,销售 订单是一整个销售业务的核心。见图 5。 录入销售订单并审核 (销售管理) 参 照 录入发货单并审核 (销售管理) 销售出库单审核 (库存管理) 销售出库单记账 (存货核算) 制 单 借:主营业务成本 贷:库存商品 参 照 发票制单 (应收款系统) 借:应收账款 贷:主营业务收入 应交税金/销项税 凭证 审核、记账 (总账系统) 生成销售发票 录入收款单 (应收款系统) 图5 先发货后开票业务模式的业务流程 核销制单 借:银行存款 贷:应收账款 2相关设置 如果企业选择使用以订单为中心的销售业务模式,就需要在销售管理系统中设置“必 有订单”的业务模式,可以选择普通销售必有订单、委托代销必有订单、分期收款必有订 单、直运销售必有订单。 3业务流程如图 7 所示。 3 烟台大学文经学院论文(设计) 反写累计发货数 参照生成发货单 订单执行报告 反写累计开票数 普通销售订单 参照生成销售发票 反写累计订货数 图6 必有订单销售业务的业务流程 3、委托代销业务 1业务类型说明 委托代销业务指公司将商品委托给他人销售,但商品所有权仍然属于原企业的销售方 式,委托代销商品销售后,受托方与企业进行结算,并开具正式的销售发票,形成销售收 入,商品所有权会转移。 2相关设置 如果企业存在委托代销业务,就需要在销售管理系统和库存管理系统分别进行相关参 数设置。只有设置了委托代销业务后,才能处理委托代销业务,才能进行有关的账表查询 (供应链 销售管理 选项 委托代销业务)。为了使系统可以根据委托 代销业务类型自动的生成凭证,需要在存货核算系统中进行委托代销相关科目设置。 3业务流程 委托代销报价 委托代销订货 委托代销发货 委托代销核算 收款结算 委托代销开票 4、直运销售业务 1业务类型说明 直运业务是指产品无需入库即可完成的购销业务,由供应商直接将商品发给企业的客 户;结算时,由企业双方分别与企业结算,企业赚取购销间差价。 直运业务包括直运销售业务和直运采购业务。直运业务没有实物的出入库,货物流向 是直接从供应商到客户,财务结算通过直运销售发票、直运采购发票解决。直运业务适用 于大型电器、汽车、设备等产品的销售。 2选项设置 4 烟台大学文经学院论文(设计) 直运销售业务分为两种模式:一种是只开发票,不开订单;另一种是先有订单再开发 票。分别称为普通直运业务(非必有订单)和必有订单直运销售。无论采用哪种应用模式, 直运业务选项均在销售管理系统设置(供应链 销售管理 选项 直运销售业 务)。 5、分期收款销售业务 1业务类型说明 分期收款销售业务和委托代销业务类似, 货物是提前发给客户的。 货款是分期收回的, 收入与成本按照收款情况也要分期确定。分期收款销售的特点是:一次发货,在当时不确 定收入,分次确定收入,再确定收入的同时结转其成本。 2相关设置 在销售管理系统中进行分期收款业务的选项设置,在存货核算系统中进行分期收款销 售业务的科目设置(供应链 销售管理 选项 分期收款销售)。 3业务流程 见图 7。 分期收款销售合同 (销售订单) 分期收款销售发货 (发货单) 分期开票 (销售发票) 分期收款 (收款单) 分期收款销售出库 (销售出库单) 结转成本 图7 分期收款销售业务的处理流程及单据流程 6、销售调拨业务 1业务类型说明 销售调拨业务一般是处理企业内部有销售结算关系的销售部门或分公司之间的销售 业务。销售调拨单是给有销售结算关系的客户开具的原始销售票据,客户可以通过销售调 拨单取得货物的所有权。与销售发票相比,销售调拨业务只记销售收入,不涉及销售税金。 调拨业务必须在当地税务机关许可的前提下才可以使用,否则必须开具发票。 2业务流程如图 8 所示。 5 烟台大学文经学院论文(设计) 应收款管理 填制销售调拨单 审核 销售 调拨单 形成 应收款 复合销售调拨单 生成销售出库单 生成销售发货单 审核销售出库单 资金流 物 流 记账、确认成本 存货核算 图8 销售调拨业务的业务流程 7、零售业务 1业务类型说明 零售业务处理商业企业将商品销售给零售客户的业务,如果用户有零售业务,相应的 销售票据是按日汇总数据,然后通过零售日报进行处理。 2业务流程如图 9 所示。 应收款管理 填制零售日报 审核 零售 日报 形成 应收款 复合零售日报 生成销售出库单 生成发货单 审核销售出库单 资金流 物 流 记账、确认成本 存货核算 图9 零售日报业务的业务流程 8、代垫费用 6 烟台大学文经学院论文(设计) 1代垫费用处理的业务流程如图 10 所示。 销售专用发票 销售普通发票 销售调拨单 销售零售日报 单机【代垫】按钮 应收款管理 直接录入 生成代垫费用单 审核代垫费用单 生 成 其 他 应 收 单 审 核 其 他 应 收 单 形 成 应 收 款 图10 代垫费用处理的业务流程 9、销售退货业务 1业务类型说明 销售退货是指客户因质量、品种、数量不符合规定要求而将已购货物退回。 2业务流程 如图 11 所示。 录入退货单并审核 (销售管理) 红字出库单审核 (库存管理) 红字出库单记账 (存货核算) 制 单 借:主营业务成本(红) 贷:库存商品(红) 红字发票制单 (应收款系统) 借:应收账款(红) 贷:主营业务收入(红) 应交税金(红) 凭证 凭 证 审核、记账 (总账系统) 生成红字销售发票 (销售系统) 录入数款单 (应收款系统) 核销制单 凭证 借:银行存款(红) 贷:应收账款(红) 图11 先发货后开票销售业务模式下的退货处理流程 开票直接发货销售业务模式下的退货处理流程为: 7 烟台大学文经学院论文(设计) 填制并审核红字销售发票 审核后的红字销售发票自动生成相应的退货单、红 字销售出库单以及红字应收账款 库存管理系统和应收款系统。 10、现收业务 现收业务是指在销售货物的同时向客户收取货币资金的行为。在销售发票、销售调拨 单和零售日报等销售结算单据中可以直接处理现收业务并结算,业务流程如图 12 所示。 填制销售发票 (销售管理) 现收处理 (销售管理) 审核销售发票 (销售管理) 现结制单 (应收款系统) 借:银行存款 贷:应收账款 图12 现收业务的业务流程 11、综合查询 可以运用销售管理系统提供的各种查询功能有效地提高查询信息和管理账表的水平。 1单据查询 2账表查询 12、月末结账处理 月末结账是之将当月的单据、数据对账、封存,结账后不允许再对该会计期的销售单 据进行增加、修改、删除处理。 参考文献:[1].杨宝刚《会计信息系统》,北京,高等教育出版社 8

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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